SISTEM PEMPROSESAN TRANSAKSI

Sistem pemprosesan  transaksi dapat dikatakan sebagai suatu sistem dimana sistem tersebut memproses data data transakasi bisnis seperti gaji, dan infentarisasi, adapun kegiaatan pemprosesan transaksi diantaranya:

- Pemprosesan transaksi dapat timbul  dari sumber ekstern dan intern.

- Menyiapkan output seperti document operasional atau laporan keuangan

       untuk lebih jelasnya saya lampirkan bagan siklus akuntansi di bawah ini :

disini sebelum transaksi diproses terlebih dahulu laporan keuangan pegidentifikasiansetiap data transaksi, dan setiap transaksi harus sesuai dengan kebutuhan pada suatu laporan keuangan.

selanjutnya saya akan menjelaskan tentang alur bagan yang diatas :

 Bagan rekening

              pada tahap ini semua rekening diuraikan sebelum dibuat laporan keuangan.

 Pengkodean

              pada tahap ini dilakukan pengkodean untuk memberikan tanda terhadap klarifikasi yang telah dibuat pada bagan rekening tujuannya agar data akuntansi dapat diidentifikasikan secara unik, data lebih teringkas , terklarifikasi, sehingga penyampaiannya memiliki suat makna tertentu.

 Metode pengkodean

          ada beberapa metode pengkodean diantaranya:

 

           - kode angka  atau huruf berurutan

           - kode angka blok

           - kode angka kelompok

           - kode mnemonic

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pemberian Kode :

  Setiap kode harus mewakili secara unik unsur yang diberi kode.

‚  Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan.

Pengklasifikasian Transaksi

Karena tingkat arus transaksi dalam suatu perusahaan sangat kompleks, untuk mempermudah dalam penyajiannya, maka tiap transaksi diklasifikasikan ke dalam beberapa siklus-siklus transaksi.

Siklus transaksi mengelompokkan satu atau lebih transaksi yang mempunyai kesamaan tujuan.

Siklus transaksi untuk satu perusahaan dengan perusahaan lain akan berbeda, disini diberi contoh siklus transaksi perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur.

  Perusahaan Manufaktur         Perusahaan Dagang

    - Pendapatan                  – Pendapatan

    - Pengeluaran                 - pengeluaran

    - Produksi                    - Manajemen Sumberdaya

    - Keuangan                    - laporan keuangan

Dari pengklasifikasian tersebut nantinya dapat dengan mudah dibuat suatu bagan rekening.

Komponen pemrosesan transaksi

Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.

Input

Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir :

1.  Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

2.  Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management.

Pertimbangan dalam merancang formulir :

1.  Menentukan kebutuhan formulir.

2.  Merencanakan formulir yang akan dibuat.

3.  Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.

4.  Mengawasi penggunaan formulir.

5.  Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.

6.  Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.

Proses

Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.

Jenis jurnal :

Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.

Langkah Perancangan Jurnal

1.  Identifikasi karakteristik transaksi.

2.  Buat jurnal standar.

3.  Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.

Penyimpanan

Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”

Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi.

Macam-Macam File penyimpanan :

1. Master File

Þ                Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.

2. File Transaksi

Þ                kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.

3. File Indeks

Þ                Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).

4. File Tabel

Þ                Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.

Keluaran

Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.

Metode pemrosesan Transaksi

1.  Batch Processing (Pemrosesan Kelompok)

2.  On-Line Processing (Pemrosesan Langsung)

Contoh Kode Blok :

kelompok

100 – 199     Aktiva

200 – 149     Utang

250 – 299     Modal

300 – 399     Pendapatan

400 – 899     Biaya Usaha

900 – 999     Penghasilan & Rugi Di luar Usaha

Setiap kelompok akan dipecah lagi menjadi golongan :

100 – 149     Aktiva Lancar

150 – 159     investasi jangka Panjang

160 – 179     Aktiva Tetap Berwujud

180 – 189     Aktiva Tetap Tidak Berwujud

Setiap Golongan dipecah lagi menjadi Sub Golongan :

100 – 109     Kas & Bank

110 – 119     Piutang

120 – 139     Persediaan Barang

Setiap Sub Golongan dirinci menjadi jenis rekening :

100                       Kas

101                       Kas Kecil

102                       Bank BDN

103                       Bank BNI

Contoh Kode kelompok

1                  Aktiva

1.1       Aktiva Lancar

1.1.1     Kas & Bank

1.1.1.1   Kas

1.1.1.2   Kas Kecil

1.1.1.3   Bank BDN

1.1.1.4   Bank BNI

1.1.1.11    Bank BCA

Contoh Kode Desimal

Hampir sama dengan kelompok tapi tidak ada kode kelompok yang lebih dari satu digit, misalnya 1.1.1.11 tidak bisa dipakai dalam kode desimal.

 

TUGAS UKM

Disini saya mencari UKM tentang suatu toko dibidang pendistribusian bahan pangan dengan nama toko PT. Mikie Oleo Nabati Industries.

Toko ini melayani beberapa produk unilever seperti :

-          Sabun.

-          Minyak Goreng.

-          Deterjen.

-          Aneka Tepung.

-          Mie Instant.

-          Dll.

Berikut ini adalah nota dari PT. Mikie Oleo Nabati Industries :

Karena toko ini dalam bidang pendistribusian bahan pangan, sehingga transaksi toko ini harus melakukan order barang dahulu kemudian barang akan dikirim ke pembeli seperti toko-toko kecil.

Perhatikan gambar flowchart dibawah ini:

  LAPORAN KEUANGAN

                        untuk sistem laporan keuangan pada jenis  UKM ini dilakukan  perhitungan secara manual dan penyimpanan dengan database, dalam pembayaran dilakukan tenggang waktu 14 hari jika dilakukan pembayaran secara kredit,  untuk setiap pengahasilan  diperkirakan dengan pendapatan kotor mencapai  Rp. 200.000.00 + /hari .